A la hora de elegir los espacios para eventos y congresos es fundamental tener en cuenta una serie de aspectos. En este artículo indicamos qué consideraciones conviene realizar para que la organización del evento sea exitosa.
Por ejemplo, es importante contar con partners que puedan ayudar a que todo salga bien, tanto en lo referente a la infraestructura como a los servicios que pueda prestar. En ZRU EVENTOS colaboramos con el Hotel Beatriz Auditorium & SPA en Toledo, Hotel Beatriz en Albacete, Palacio de Congresos en Albacete, Gran Hotel de Albacete, Parador de Turismo de Albacete, etc. En todos estos espacios podemos ofrecer la mejor tecnología de nuestra empresa, además de los emplazamientos y el servicio ideal para realizar tu evento.
Cómo elegir el lugar para eventos y congresos
El lugar que se elija para la celebración de un evento o congreso es tan importante que de ello puede depender el éxito o el fracaso del mismo. En los últimos años, nuestra empresa se ha especializado en todo lo necesario para que la organización de eventos sea exitosa. Son varios los puntos a tener en cuenta, y hemos decidido condensarlos:
1. Número de personas
La sala o recinto tiene que considerar las personas que van a asistir porque pecar por exceso o por defecto puede dar una mala imagen que conviene evitar. Un Palacio de Congresos es ideal para eventos con más de 300 o 400 asistentes, mientras que para una presentación o reunión de empresa de no más de 50-60 personas será suficiente con el salón de actos de un hotel o restaurante.
Hay que calibrar bien el aforo de nuestro espacio. Parece que es una decisión que se puede tomar a la ligera, y a veces se sobredimensiona el espacio. Todos hemos asistido a foros donde en un espacio para 600 personas sólo hay prevista la asistencia de 60. Resultado: sensación de poco seguimiento o de fracaso del evento a pesar de que fuera lo inicialmente previsto.
2. Perfil sociocultural
Este es, probablemente, uno de los puntos más complejos porque se trata de adaptar el lugar a las características del evento que deseamos realizar, poniendo el foco en un determinado público. Si se trata de un evento festivo para un público joven, un espacio multiusos o un parque público es una opción interesante.
En cambio, si se busca realizar un evento corporativo, lo mejor es un hotel de alta gama, parador o restaurante; los eventos corporativos suelen reunir menos gente pero demandan un determinado tipo de servicios.
3. Infraestructuras tecnológicas
Las infraestructuras tecnológicas son, para determinados eventos, una condición sine qua non. La conexión wifi es un aspecto que la mayoría de los asistentes reclamarán pero, además, convendría contar con tomas de corriente, fotocopiadoras, impresoras o cargadores para que estos puedan utilizarlos si los necesitan. Este último aspecto es fundamental en encuentros corporativos. Hoy en día, no se debería preparar la organización de un evento sin tener en cuenta estos aspectos.
4. Servicios adicionales
Cuando se celebre un evento, es importante que determinemos si únicamente vamos a ofrecer un servicio de coffe break, una barra de bar o, en cambio, la ideal es contar con un catering especializado. En función de las características, las necesidades de espacio serán diferentes, así como la cualificación del personal.
Como principio general, cuanto mayor sea el nivel socioeconómico de los asistentes, mayor será la demanda de servicios especializados.
5. Ubicación
El emplazamiento del lugar tiene que estar directamente relacionado con las expectativas de asistencia que se tengan. Si el evento es empresarial, lo ideal es organizarlo en una gran ciudad o en sus alrededores. Si el evento es de ocio, dependerá del tipo de público que busquemos porque un lugar retirado puede ser una buena opción.
En cualquier caso, sí es importante que el emplazamiento cuente con infraestructuras viarias cercanas para facilitar la accesibilidad. Un local apartado para un evento profesional disuade a los posibles asistentes.
6. Sostenibilidad en los espacios
Detrás de cada evento corporativo cada vez coge más peso aportar valor a la Responsabilidad Social Corporativa de la marca. Por eso, organizar un evento ligado a la sostenibilidad es muy importante a día de hoy.
Hay que mirar con lupa cuestiones como la eficiencia energética del espacio, consumo de agua, iluminación del lugar, etc.
