Idear, planificar y ejecutar un evento corporativo y de empresa accesible para todos es una tarea que requiere dedicación, esfuerzo, creatividad y una dosis muy alta de trabajo en equipo. Dependiendo del tipo de reunión que sea, habrá una serie de acciones concretas para realizar y lograr esta condición. En este artículo ofrecemos una serie de consejos y pautas o pasos para organizar un evento accesible de éxito.

Definiendo los eventos corporativos accesibles

Hay diversos tipos de reuniones corporativas o empresariales que pueden ser adaptadas para todo tipo de asistentes. La clase delimitará las acciones que hay que realizar y permitirá más o menos creatividad, un determinado servicio, interacción externa con los invitados y, sobre todo, la accesibilidad:

  • Cenas empresariales.
  • Juntas anuales del consejo directivo.
  • Coloquios.
  • Congresos.
  • Simposios.
  • Convenciones comerciales.
  • Inauguraciones y lanzamientos de marcas y productos.
  • Exposiciones y ferias.

En todos estos eventos, se requiere una logística óptima para que la compañía y su marca se vean beneficiadas y los asistentes con todo tipo de características puedan asistir e involucrarse por completo en las dinámicas.

 

consejos para eventos corporativos accesibles

 

Pautas para organizar un eventos corporativos accesibles

Hay diferentes pautas importantes cuando deseamos realizar un evento accesible pata todos. No olvidemos que lograrlo es una forma de atraer nuevos y potenciales clientes, además de reforzar la idea de empresa comprometida y con conciencia. Dar a todos los asistentes las mismas posibilidades de participación y disfrute será una de las claves principales:

La comunicación de los eventos inclusivos

La comunicación es vital para lograr el objetivo de crear un evento para todos. La buena organización y la eficiente comunicación son las bases del éxito. Y cuando estamos ante un evento inclusivo, la necesidad de organizar con mayor ahínco y comunicarlo bien es más importante si cabe.

Una comunicación en forma hará que sepamos con anticipación cuántos invitados de movilidad reducida tendremos. Esto hará más fácil la ejecución del evento porque nos permitirá adaptar y reservar tantos lugares como sean necesarios. Además, este paso puede servirnos para conocer mejor la efectividad de nuestra campaña.

Entradas y salidas seguras

La seguridad en las entradas y salidas, incluso en las de emergencia, es vital. Por ejemplo, al comienzo, se pueden instalar rampas de acceso con pasamanos, tanto para personas en sillas de ruedas como para otras con movilidad reducida.

Por otro lado, la seguridad es clave. Por ello, indicaciones claras y no tener obstáculos para que todas las personas puedan salir sin contratiempos aportará un plus a tu organización. Las salidas de emergencia deben estar a ras de suelo y sin escaleras.

Señalización, de gran ayuda en eventos corporativos accesibles

Si las entradas y salidas son cruciales para que tenga éxito nuestro evento accesible, la señalización tiene que estar íntimamente relacionada. Tanto en estos lugares, como en el resto del recinto donde se celebre el acto, hay que garantizar que las personas con movilidad reducida que estén dentro tengan claro dónde moverse sin que resulte un caos o un problema.

No perdamos de vista que, dentro de las capacidades diferentes, tenemos a personas con problemas visuales o auditivos, con limitaciones motrices, etc. La señalización debe ser clara y estar en lugares fácilmente visibles y contar incluso con lectura en sistema braille.

Circulación abierta

Ya lo comentamos antes de pasada, pero es tan importante la amplitud, como la señalización. Cuando celebramos una reunión con características inclusivas, el espacio también es fundamental. No podemos hacerlo en un lugar reducido, con muchos muebles, escalones u obstáculos. Debe ser un sitio con facilidad de movimiento, sin obstáculos, en el que cualquier persona pueda circular con libertad.

Logística con más preparación

Si organizar y llevar la logística de un evento no es una tarea sencilla, hacerlo cuando hablamos de uno accesible es más complejo aún. Los detalles marcarán la diferencia y, con independencia del tipo de reunión que organicemos, la experiencia debe ser única para todos los asistentes.

En este sentido, hay que tener un sistema de transporte y logística que marque la diferencia; implementar una red de vehículos adaptados a las diferentes necesidades, conectar puntos de reunión, etc. Además, durante los trayectos es importante que también haya una experiencia grata que les ayude a sentirse incluidos en la dinámica desde el principio. Una posibilidad es explicarles los lugares por donde se pasa en el vehículo, darles alguna hoja que pueden leer también con braille, etc.

Uso de tecnología auxiliar

El uso de la tecnología es una oportunidad para hacer del evento accesible algo maravilloso para los asistentes. La innovación y la tecnología se traducen en materiales multimedia, asistentes automáticos de lenguaje de signos, utilización de auriculares, micrófonos, lecturas interactivas, folletos electrónicos y en braille, dispositivos de ayuda para usarlos en cualquier momento, rampas mecánicas, etc. Esto, junto con el apoyo del equipo humano que haya, marcará la diferencia.

Mobiliario

Ya hablamos de cómo adaptar prácticamente todos los espacios, de cómo utilizar la tecnología o mantener a raya la logística. Pero ¿y el mobiliario? Las mesas y sillas también son relevantes en la organización. Según el número de asistentes y el tipo de accesibilidad que se necesite, habrá que adaptar el mobiliario para su utilización durante toda la reunión. Las sillas deben ser resistentes y, a la vez, livianas, para poder retirarlas en caso de ser necesario.

Eso sí, para concluir, no habrá un buen desarrollo de evento si no hay una planificación a conciencia y con tiempo suficiente. No debemos dejar hasta el final esta planificación. De hecho, aconsejamos que se realice con dos o tres meses de antelación, en función del tipo y magnitud del evento, para que se puedan hacer cambios si es necesario.

Con esta anticipación también lograremos mejores lugares para celebrarlo, mejores precios y más variedad de proveedores con agenda disponible. No olvidemos que los congresos o convenciones, si fuera el caso de nuestra reunión, requieren más meses de organización para tener el lugar ideal.

Planificar un evento empresarial o corporativo accesible con éxito es posible si involucramos a nuestro equipo. Innovación, tecnología y creatividad deben darse la mano para conseguir los objetivos que nos hemos marcado.

 

stand corporativo en feria

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